WISSEN UND PRAXIS · LEITFADEN FÜR IMPORTEURE
Warenimport Schritt für Schritt
Von der Prüfung der Ware und Unterlagen bis zur Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr. Erfahren Sie, wie Sie Einfuhren aus Nicht-EU-Ländern vorbereiten, Kosten planen und die Zollabfertigung abwickeln.
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DIE VORBEREITUNG BEGINNT VOR DEM VERSAND
Die Einfuhr von Waren aus Nicht-EU-Ländern erfordert weit mehr als die Suche nach einem Lieferanten und die Organisation des Transports. Bevor die Ware verkauft oder im Unternehmen verwendet werden darf, muss ihr KN-Code korrekt bestimmt werden; außerdem sind Beschränkungen zu prüfen, Unterlagen vorzubereiten, eine Zollanmeldung abzugeben und Zölle sowie Steuern abzurechnen.
Was ist eine Wareneinfuhr?
Wareneinfuhr bedeutet, Waren aus Nicht-EU-Ländern in das Zollgebiet der EU zu verbringen. Allein der Grenzübertritt erlaubt noch nicht den freien Verkauf oder die Verwendung der Ware. Sie muss in ein geeignetes Zollverfahren übergeführt werden — meist in die Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr.
Nach ordnungsgemäßem Abschluss dieses Verfahrens erhält die Nicht-Unionsware den zollrechtlichen Status einer Unionsware und kann innerhalb des Zollgebiets der Europäischen Union frei befördert werden.
Das Verbringen von Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, etwa Deutschland oder Tschechien, ist keine Einfuhr im zollrechtlichen Sinne. Es handelt sich um innergemeinschaftlichen Warenverkehr, für den andere steuerliche und dokumentarische Vorschriften gelten.
Warenimport Schritt für Schritt
Ware und Lieferanten prüfen
Klären Sie vor der Bestellung genau:
- welche Ware eingeführt wird und wofür sie bestimmt ist,
- aus welchen Materialien sie besteht,
- wer Hersteller und Lieferant sind,
- aus welchem Land sie stammt,
- ob sie rechtmäßig auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht werden darf.
Die Handelsbezeichnung eines Produkts allein reicht für eine korrekte Einreihung häufig nicht aus. Zusätzlich können technische Angaben, Materialzusammensetzung, Gebrauchsanleitung, Fotos oder ein Herstellerkatalog erforderlich sein.
Den richtigen KN-Code bestimmen
Der KN-Code dient der zolltariflichen Einreihung von Waren. Er beeinflusst unter anderem:
- die Höhe des Zollsatzes,
- die Möglichkeit, Zollpräferenzen anzuwenden,
- die Pflicht zur Zahlung von Antidumpingzöllen,
- erforderliche Genehmigungen und Bescheinigungen,
- Einfuhrbeschränkungen,
- die Erstellung der Zollanmeldung.
Ein falscher KN-Code kann Nachforderungen von Zöllen und Steuern, Zinsen, das Festhalten der Ware oder eine Berichtigung der Zollanmeldung zur Folge haben. Das einzige Dokument, das die korrekte zolltarifliche Einreihung verbindlich bestätigt, ist eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA), die von der zuständigen Zollbehörde erteilt wird. Die Entscheidung bindet die Zollbehörden und ihren Inhaber hinsichtlich der erfassten Waren nach Maßgabe ihrer Anwendungsbedingungen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden: den richtigen KN-Code bestimmen.
Beschränkungen und Produktanforderungen prüfen
Nicht jede Ware darf ohne zusätzliche Formalitäten auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht werden. Je nach Produkt können erforderlich sein:
- CE-Kennzeichnung und Konformitätsunterlagen,
- ein Pflanzengesundheitszeugnis,
- eine Gesundheits- oder Veterinärkontrolle,
- eine Einfuhrgenehmigung,
- Unterlagen zur Produktsicherheit,
- Laboruntersuchungen,
- eine Registrierung im entsprechenden System oder bei der zuständigen Stelle,
- Unterlagen zu Abfällen, Verpackungen oder chemischen Stoffen.
Prüfen Sie die Anforderungen vor dem Versand. Fehlende Unterlagen können zum Festhalten der Sendung, zu Lagerkosten oder sogar zur Rücksendung oder Vernichtung der Ware führen.
EORI-Nummer des Unternehmens prüfen
Ein Unternehmen, das Zollvorgänge in der EU durchführt, sollte über eine EORI-Nummer verfügen. Diese Nummer identifiziert das Unternehmen gegenüber den Zollbehörden und wird unter anderem in Einfuhrzollanmeldungen verwendet.
Eine in einem Mitgliedstaat erteilte EORI-Nummer gilt im gesamten Zollgebiet der Europäischen Union. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Unternehmen bereits eine Nummer hat. Sie können die EORI-Nummer Ihres Unternehmens mit unserem Tool prüfen. Hat Ihr Unternehmen noch keine Nummer, können Sie uns auch mit der Beantragung einer EORI-Nummer beauftragen.
Lieferbedingungen und Verantwortlichkeiten festlegen
Die Regeln Incoterms legen unter anderem fest, welche Partei für Transport, Zollformalitäten und einzelne Lieferkosten verantwortlich ist und bei CIP und CIF auch für den Abschluss einer Versicherung. Sie regeln jedoch nicht automatisch sämtliche zoll- und steuerrechtlichen Pflichten.
Klären Sie vor Vertragsabschluss, wer Importeur ist, wer den Transport organisiert, wer die einzelnen Kosten trägt, wer für Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen verantwortlich ist und wo die Gefahr für die Ware übergeht. Diese Vereinbarungen können auch den Zollwert und die Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer beeinflussen.
Unterlagen für die Zollabfertigung vorbereiten
Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt von der Ware, ihrem Ursprungsland und dem gewählten Verfahren ab. Meist werden benötigt:
- eine Handelsrechnung,
- eine Spezifikation oder Packliste,
- ein Beförderungspapier, etwa CMR-Frachtbrief, Konnossement oder Luftfrachtbrief,
- die EORI-Nummer des Importeurs,
- eine Warenbeschreibung und der KN-Code,
- Ursprungsnachweise, wenn Zollpräferenzen angewendet werden,
- für das Produkt erforderliche Genehmigungen oder Bescheinigungen,
- Nachweise über Transport- und Versicherungskosten,
- eine Vollmacht für den Vertreter oder die Zollagentur.
Die Unterlagen sollten übereinstimmende Angaben zu den Vertragsparteien, der Ware, Menge, dem Wert, der Währung und den Lieferbedingungen enthalten.
Vollmacht für die Zollabfertigung: Die vorbereitete Vorlage senden wir nach Vertragsunterzeichnung und Abstimmung der Einzelheiten der Zusammenarbeit.
Eine Zollanmeldung abgeben
Die Ware muss zu einem geeigneten Zollverfahren angemeldet werden. Der Importeur kann selbst handeln, wenn er über die erforderlichen Berechtigungen und Systemzugänge verfügt, oder einen Zollvertreter beauftragen.
Standard-Einfuhrzollanmeldungen werden im System AIS/IMPORT PLUS bearbeitet. Unterlagen und Abstimmungen können wir elektronisch abwickeln, doch die Online-Abwicklung ersetzt nicht die Pflicht, die Ware bei der Zollbehörde zu gestellen und für eine mögliche Kontrolle bereitzuhalten. Den Gestellungsort und den Ablauf stimmen wir vor Ankunft der Sendung ab.
Bei der Zollabfertigung kann die Zollbehörde die Einreihung, den Zollwert, den Ursprung, die Unterlagen, die Einhaltung von Einfuhrbeschränkungen und die Berechnung der Abgaben prüfen. Auch eine Dokumentenprüfung oder eine Warenbeschau ist möglich.
Abgaben abrechnen und Ware übernehmen
Nach Annahme der Zollanmeldung und Erfüllung der Voraussetzungen kann die Zollbehörde die Ware zum Verfahren überlassen. Bei einer Standardeinfuhr können anfallen:
- Zoll,
- Einfuhrumsatzsteuer,
- Verbrauchsteuer,
- Antidumping- oder Ausgleichszoll,
- Kosten für Zollabfertigung, Kontrollen, Transport und Lagerung.
Nach der Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr darf die Ware in der EU verwendet oder verkauft werden, sofern sie auch die Vorschriften zur Produktsicherheit und zum Inverkehrbringen erfüllt.
Bewahren Sie nach Abschluss die elektronische bestätigte Zollanmeldung (PZC) und die Unterlagen zur Abgabenabrechnung auf. Die bloße Annahme der Zollanmeldung oder Zuteilung einer MRN ersetzt nicht die Überlassung der Ware zum Verfahren.
Was kostet eine Wareneinfuhr?
Die Einfuhrkosten beschränken sich nicht auf den an den Lieferanten gezahlten Preis. Berücksichtigen Sie in Ihrer Kalkulation:
- Warenpreis, Transport und Versicherung,
- Zoll und Einfuhrumsatzsteuer,
- gegebenenfalls Verbrauchsteuern und zusätzliche Zölle, einschließlich Antidumpingzöllen,
- Kosten der Zollagentur sowie Terminal- und Lagergebühren,
- Untersuchungen, Bescheinigungen, Kontrollen und die Anpassung des Produkts an EU-Anforderungen.
Der Zollsatz hängt vor allem vom Warencode und vom Ursprung ab. Ein Zollsatz von null befreit weder von der Zollabfertigung noch automatisch von der Einfuhrumsatzsteuer.
Die Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer ist grundsätzlich der Zollwert zuzüglich unter anderem der geschuldeten Zölle und bestimmter Nebenkosten. Jeder Fall ist anhand der Unterlagen und Bedingungen der konkreten Transaktion zu beurteilen.
Häufige Fehler bei der Wareneinfuhr
Probleme entstehen besonders häufig durch:
- die Wahl eines falschen KN-Codes,
- die fehlende Prüfung von Beschränkungen vor dem Versand,
- eine unvollständige oder zu allgemeine Rechnungsbeschreibung,
- Widersprüche zwischen Rechnung, Packliste und Beförderungspapier,
- eine falsche Angabe des Ursprungslands,
- nicht im Zollwert berücksichtigte Kosten,
- eine fehlerhafte Anwendung von Zollpräferenzen,
- eine fehlende EORI-Nummer oder erforderliche Vollmacht,
- die Einfuhr eines Produkts, das die Anforderungen des EU-Markts nicht erfüllt.
Eine abgeschlossene Zollabfertigung schließt eine spätere Überprüfung der Einreihung und Abgabenabrechnung durch die Zollbehörde nicht aus. Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen sollten daher mit der gebotenen Sorgfalt vorbereitet werden.
Lohnt sich eine Zollagentur?
Eine Zollagentur kann bei der Vorbereitung und Abgabe der Zollanmeldung, der Prüfung von Unterlagen und der Ermittlung der erforderlichen Angaben helfen sowie den Importeur gegenüber der Zollbehörde vertreten.
Planen Sie die Unterstützung bereits vor dem Versand ein, insbesondere wenn:
- Sie erstmals importieren,
- das Produkt Beschränkungen oder Kontrollen unterliegt,
- der KN-Code schwer eindeutig zu bestimmen ist,
- Zollpräferenzen angewendet werden sollen,
- die Sendung einen hohen Wert hat,
- Verzögerungen bei der Zollabfertigung hohe Kosten verursachen können.
ERFAHRENE MENSCHEN. DIGITALE WERKZEUGE.
Bereiten wir die Zollabfertigung vor Ankunft der Ware vor.
Senden Sie die Produktbeschreibung, Ursprungs- und Versandland, Unterlagen und den geplanten Transporttermin. Unsere Hauptleistung ist die Zollabfertigung. Bei Bedarf empfehlen wir zuverlässige Partner für weitere Schritte der Lieferung.
Häufige Fragen
Ist der Kauf von Waren aus einem anderen EU-Staat eine Einfuhr?
Es handelt sich nicht um eine Einfuhr im zollrechtlichen Sinne. Das Verbringen von Waren aus einem anderen Mitgliedstaat ist innergemeinschaftlicher Warenverkehr und unterliegt keiner Standard-Einfuhrabfertigung. Pflichten bezüglich EU-Umsatzsteuer, Verbrauchsteuer oder INTRASTAT können dennoch bestehen.
Ist für die Einfuhr eine EORI-Nummer erforderlich?
Unternehmen, die Zollvorgänge in der EU durchführen, benötigen grundsätzlich eine EORI-Nummer. Sie sollte vor der ersten Zollanmeldung vorliegen. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Unternehmen bereits eine Nummer hat.
Welche Unterlagen werden für die Einfuhr benötigt?
Grundlage sind meist Handelsrechnung, Warenspezifikation und Beförderungspapier. Je nach Produkt können zusätzlich Ursprungszeugnisse, weitere Bescheinigungen, Genehmigungen und Konformitätsunterlagen erforderlich sein.
Wovon hängt die Höhe des Zolls ab?
Der Zollsatz hängt vor allem von der zolltariflichen Einreihung, also dem Warencode, und vom Ursprung ab. Auch Zollpräferenzen, Kontingente und zusätzliche handelspolitische Maßnahmen können eine Rolle spielen.
Wie lange dauert die Zollabfertigung?
Die Dauer hängt von der Vollständigkeit der Unterlagen, der Ware, dem Verfahren und der Entscheidung über Kontrollen ab. Sorgfältig vorbereitete Unterlagen vor Ankunft der Sendung verringern das Verzögerungsrisiko.
Haftet der Importeur für Fehler in der Zollanmeldung?
Der Haftungsumfang hängt unter anderem von der Vertretungsart und den Umständen ab. Der Importeur sollte jedoch in jedem Fall auf korrekte Angaben, Unterlagen, Werte, Ursprungsangaben und Warenbeschreibungen achten.
Entfällt bei Online-Zollabfertigung die Gestellung der Ware?
Nein. Unterlagen und Kommunikation können wir elektronisch bearbeiten. Die Ware muss weiterhin bei der Zollbehörde gestellt werden und am vereinbarten Ort für eine mögliche Kontrolle verfügbar sein.